和気あいあいの工務部便り Vol.11【技術と知識】

あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします。

工務部事務の楠です。

今年のテーマは「人にやさしく自分に甘く」にしました。一年がんばります。

さて、今回はお仕事についてです。

事務員は、たまに現場のお手伝いやお役所、警察署へ申請などに行くことはありますが、一日のほとんどをデスクに座りPCの前で過ごします。なのでPCさえあれば大体の仕事はできますし、PCが無ければ大体の仕事はできないんですよね。仕事＝PC使う、ということなのですが、最近、仕事のやり方が大きく変わりつつあるなあと思います。

昨年くらいから工務部を中心にGoogleスプレッドシートというものを使うようになってきました。Googleスプレッドシートとは、Google社の開発した表計算ソフトで、Google版のExcelと言ったらわかりやすいかもしれません。使い方もかなりExcelに近いので、新しいものに対し苦手意識のある人も、Excelを使った事があればすすっと使い始めることができるのではないでしょうか。しかも無料で使えます。

Googleスプレッドシートを使い始めたきっかけは、現場の人員配置を常に各監督と共有したいと思っていた専務が、知り合いのエンジニアさんにこういうサービスがあると紹介されたことです。

これまでは工務部にある黒板でしか人員の配置確認ができませんでした

いろいろ調べてみていいなあと思ったのが、

・web上のサーバーに保存するので社外からもアクセス、データを共有できる

・PCを閉じてても自動でプログラムを実行できる

・Googleのサービスだけあって、分からないことはググれば答えがみつかりやすい

という点。実は、僕は数年前に別の仕事で同様のサービスを使う機会があったのですが、処理が不安定でストレス溜まるわ、という印象でした。で、久しぶりに開くと、当時よりネット環境がずっと良くなったからなんだろうけど、web技術が日進月歩って本当でした。処理が安定しててストレス無いわ、と。

ならばやってみようと開発に取り掛かりました。が、専務の要求するものは計算式やもともと用意されてる簡易の処理だけで叶えられるものではありません。プログラミングしないと話にならん、とわかってからが大変でした。独学でプログラミングの勉強開始です。仕事で時間に余裕のある時とか、家に帰って子どもが眠った後とか、食事しながらとか、トイレやお風呂に入っているときとか、とにかく時間があるときに関係ありそうな記事をググって読み漁りました。あーしようこーしようと、ころころ変わる仕様にうんうん唸りながらどうにかこうにか対応し、２～３か月くらいたって、だんだんプログラミングが面白くなってきたころ、ようやく今使っている現場人員予定表の原型ができました。

社長や専務の要求するものには遠く及ばずですが、それでも最低限のものは作れたんじゃないかなと自負しています。アクセスすると、当日の部分が自動で開いて３日前以前の部分は非表示になるところなんか、結構苦労したんですよー。プロにしたら簡単なんでしょうけど、作ってみないと分からない難解さがありましたしー。真剣に作って生み出したものって、どんなものでも愛着がわきますよね。ある意味子どものようで、これから大切に大切に育てていきたいなという気持ちなんですが、

この度、

現場人員配置表を外注する

ことになりました。

というか、もうプロジェクトは進んでいます。お願いしたのが１２月の終わりの方なのに、１月中にも新しいものの使える最低限の機能を盛り込んだものが完成するもようです。２月ごろから試用期間がはじまります。わが子の運用が始まったのが、たしか昨年の３月からとかなので、１年も経たずにお疲れ様お休みなさいとなるのは残念でしたが、使いやすいものに進化してくことに異論があるはずもなく、どんどん仕事が便利にやりやすくなることに越したことはありません。新しい現場人員配置表もGoogleスプレッドシートですし、社内でGoogleスプレッドシートの使い方がなんとなく浸透しただけでも意味はあったとしましょうか。

めでたし、めでたし。

おまけ（書きかけてやめた、「多少プログラムが書けるようになったので、日報を作り直しました」という記事です）

毎日仕事を続けていると、同じ作業をすることは少なくありません。いわゆるルーティンワークと言われるやつです。

例えば日報を書く時。いままでなら①日付を入力、②内容入力、③必要に応じて出力、④データを保存するという作業がありました。だいたいどの会社も似たようなものなのではないでしょうか。それを少しだけプログラミング（楠の独学！）によって改善しました。今では②→③で終了です。①④は自動で処理してくれます。もう少し④を詳しく言うと、指定した時間帯に自動でバックアップ（コピー）をとってそのデータを指定した保管場所へ勝手に移動してくれています。毎日！ しかも社員全員分！ スマホからでも更新ができるので、つまりは会社の外からでも日報の更新ができるので、書き忘れ、修正にもスピーディーに対応ができます。

年単位で考えると多少は労力の削減に貢献できてるんじゃないかと思うんですが、どうですかね。

自動でバックアップとって勝手に収納してくれてます

おまけのおまけ

ITを業務に取り入れ活用することは、やってるところはやってますし、遅れてるところは遅れてます。ITがいいのか悪いのか必要か必要じゃないのかはそれぞれですが、特に建築業界ではやってるやってない、の差が顕著なのではないでしょうか。便利なものは便利なのでしっかりと活用できたら業務改善になるんじゃないかなと思っていますし、昔からずっと言われてたことでもあります。今回の件で、業務のITを使った効率化に向けての、小さいけれど力強い一歩が踏み出せたんじゃないかと思っているんですが、どうですかね。

次回のスタッフブログでは、不動産部がExcelで作り上げた（ノンプログラム）便利なやつを紹介できればなと思います。

作・編集・写真　：　工務部　楠